1. Ambito e ruoli
La presente procedura descrive come richiedere la cancellazione o la restituzione dei dati trattati tramite CHARUN, servizio fornito da TOTAL MARKETING S.R.L.S., Via Simeri Crichi 34, 00133 Roma (RM), Italia, P. IVA 15718101007 (“Fornitore”).
Per i dati degli utenti della piattaforma il Fornitore opera come titolare del trattamento. Per i dati dei lead il Fornitore opera di norma come responsabile del trattamento per conto dell’Azienda o dell’Agenzia titolare, secondo quanto indicato nella Privacy Policy.
2. Cancellazione dell’account utente
L’utente può chiedere la cancellazione del proprio account scrivendo a privacy@charun.io dall’indirizzo email associato all’account, oppure indicandolo nella richiesta. Prima di procedere il Fornitore verifica l’identità del richiedente e gli eventuali ruoli ricoperti nelle organizzazioni (ad esempio il ruolo di titolare dell’account di un’Agenzia).
La cancellazione dell’account non comporta automaticamente la cancellazione dei dati dell’Agenzia o dell’Azienda di appartenenza, che possono dover restare disponibili agli altri utenti autorizzati dell’organizzazione. Gli utenti che sono semplici membri di un’organizzazione possono inoltre uscire autonomamente dall’organizzazione dalla propria area personale.
3. Richieste relative ai dati dei lead
Le persone i cui dati sono stati raccolti tramite moduli o campagne devono rivolgersi in primo luogo al soggetto che ha raccolto i dati (l’Azienda o l’Agenzia titolare). Le richieste ricevute direttamente dal Fornitore sono inoltrate al titolare e gestite secondo le sue istruzioni. Il Fornitore non cancella dati dei clienti in assenza di istruzioni valide del titolare, salvo obblighi di legge.
4. Cessazione del rapporto con un’Agenzia o un’Azienda
Alla cessazione del servizio, il referente autorizzato dell’organizzazione può chiedere entro 30 giorni la restituzione dei dati. L’esportazione è eseguita dal Fornitore su richiesta e consegnata con modalità sicure, previa verifica dell’autorizzazione del richiedente. Al termine di tale periodo il Fornitore cancella i dati dell’organizzazione dal database operativo, salvo obblighi di legge, contenziosi o altre basi giuridiche documentate. La cancellazione può richiedere verifiche tecniche sui collegamenti tra account, organizzazioni e integrazioni.
5. Dati interessati
A seconda della richiesta, la procedura riguarda: Agenzie, Aziende, account utente, lead, risposte ai moduli, note, cronologia, vendite, promemoria, inviti, richieste di assistenza, notifiche, collegamenti e identificativi delle integrazioni, credenziali di accesso alle integrazioni ed esportazioni conservate dal Fornitore.
I dati presenti nei sistemi esterni (ad esempio Meta, Google, WordPress o GoHighLevel) non sono cancellati dalla richiesta inviata a CHARUN: per tali dati occorre rivolgersi anche ai rispettivi titolari o fornitori.
6. Copie di sicurezza ed esportazioni
La cancellazione dal database operativo non comporta l’eliminazione immediata dalle copie di sicurezza (backup) eventualmente gestite dal fornitore dell’infrastruttura, che seguono i propri cicli tecnici fino alla sovrascrittura. Le copie di sicurezza non sono utilizzate per le attività correnti; in caso di ripristino, le cancellazioni già eseguite sono nuovamente applicate. Le esportazioni effettuate su richiesta sono cancellate dai sistemi del Fornitore entro 30 giorni dalla consegna, salvo obblighi di conservazione applicabili. Indipendentemente dalle richieste, le notifiche nell’applicazione, i dispositivi push disattivati, gli inviti scaduti, revocati o rifiutati e le richieste di assistenza risolte sono cancellati alla scadenza dei termini indicati al paragrafo 12 della Privacy Policy; gli inviti accettati sono conservati come storico delle appartenenze per la durata del rapporto.
7. Tempi di risposta
Le richieste degli interessati sono gestite secondo i termini previsti dal GDPR, di norma entro un mese dal ricevimento, prorogabile nei casi previsti dalla legge. Le richieste di esportazione e cancellazione relative a un’organizzazione sono gestite secondo i termini contrattuali e le verifiche tecniche necessarie. Al termine dell’operazione il Fornitore può inviare conferma dell’esecuzione, indicando eventuali eccezioni.
8. Revoca delle autorizzazioni di Facebook (Meta) e Google
Per interrompere l’accesso di CHARUN ai servizi esterni, l’utente autorizzato può scollegare l’integrazione nella sezione dedicata di CHARUN: lo scollegamento interrompe l’acquisizione di nuovi dati e cancella le credenziali di accesso salvate per quel collegamento.
L’utente può inoltre revocare in qualsiasi momento l’accesso direttamente presso il servizio esterno:
- Facebook (Meta): Impostazioni e privacy → Impostazioni → Integrazioni aziendali (Business Integrations), selezionare CHARUN e rimuoverlo;
- Google: pagina “Connessioni a terze parti” dell’account Google (myaccount.google.com/connections), selezionare CHARUN e rimuovere l’accesso.
La revoca presso il servizio esterno è distinta dalla cancellazione dei dati già importati in CHARUN: per quest’ultima occorre inviare una richiesta secondo i paragrafi 2, 3 o 4.
9. Come inviare una richiesta
Scrivere a privacy@charun.io indicando:
- il tipo di richiesta (cancellazione dell’account, cancellazione o esportazione dei dati di un’organizzazione, richiesta relativa ai dati di un lead);
- l’indirizzo email dell’account o l’organizzazione interessata;
- un recapito per la verifica dell’identità.
Non inviare documenti di identità, dati sanitari o altre informazioni sensibili nel primo messaggio: se necessario, il Fornitore indicherà come completare la verifica.
10. Lingua
La presente procedura è redatta in italiano e tradotta in inglese. In caso di divergenze interpretative tra le due versioni prevale la versione italiana, nei limiti consentiti dalla legge.